Coordonner des représentations multiples est l’un des principaux problèmes des systèmes de cognition distribuée. Les artefacts organisationnels constituent l’une des façons les plus importantes d’obtenir cette coordination. Il s’agit d’entités, comme des règles, des procédures, des structures d’autorité, des enregistrements, etc., qui sont des constructions artificielles, comme des équipements physiques, mais avec des fonctions plutôt organisationnelles que physiques. Ils fonctionnent généralement en imposant des contraintes. Par exemple, le Code de la route restreint les manœuvres légitimes, simplifiant le choix de manœuvre et contribuant à protéger le système contre les manœuvres dangereuses. Dans la plupart des cas, ces contraintes fournissent également d’autres fonctions dans le contexte organisationnel : en encodant l’apprentissage antérieur, en aidant les personnes à justifier leurs actions et en minimisant l’effort cognitif. Une étude préliminaire a été réalisée afin de caractériser les artefacts organisationnels et leurs fonctions de coordination de façon plus détaillée, et de comprendre comment ils étaient souvent remis en cause dans la pratique. Cette étude a consisté à analyser des accidents maritimes en partant du fait que l’échec systémique aide à révéler ce que l’on a tendance à tenir pour établi. L’échantillon comprenait 35 rapports d’enquêteurs d’accident, dans lesquels on a essayé d’identifier les artefacts organisationnels impliqués dans les accidents, de caractériser la coordination qu’ils fournissaient et de décrire leurs modes d’échec. L’étude a suggéré inter alia que les artefacts provenaient de niveaux d’organisation assez différents, allant du niveau des opérations au niveau sociétal, mais plus généralement résultant des niveaux systémique et sectoriel. Elle a également suggéré qu’il y avait plusieurs sortes de coordinations, dont la coordination de personne à personne, mais aussi de personne à culture et de personne à système. Et elle a suggéré que l’échec résultait d’une variété de lacunes, dont la plus courante était une lacune dans la “ force normative ”.